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档案工作专刊

  【编者按】公司组建以来,持续加强档案管理工作,档案基础管理、硬件设施、信息化和编研开发利用成效明显,2004年通过了省一级标准认定,2009年、2014年通过了三星级标准复查,2015年12月3日顺利通过省四星级测评。为普及档案管理基础知识,提升全员档案意识,现将公司档案四星级验收、综合档案室及档案管理基本情况整理编发,供学习交流。

 

  12月3日,省档案局根据公司申报,由省档案局、泰州市档案局和交通控股公司领导组成专家测评组,对公司档案工作进行了实地测评验收。测评会由省档案局调研员谢微主持,省档案局副巡视员欧阳旭明、泰州市档案局副局长吴学华、交通控股公司办公室主任卢志农等出席测评会。

 
  测评组观看了公司基本情况专题片,听取了公司档案创建工作情况汇报,参观了公司荣誉陈列室,查阅了公司档案管理信息系统和公司门户网站,并对档案库房进行了实地查看和验收。通过分组检查考核、综合评议等流程,测评组对公司领导重视,档案人员机构到位,硬件设施设备功能齐全,专职档案员钻研业务,全面开展档案信息化建设,注重档案资料的开发利用等给予了充分肯定。测评组一致认定公司高分通过档案四星级测评。


  欧阳旭明副巡视员结合此次测评工作,谈了四点感受和建议:一是对公司率先进入四星级,为交通控股系统增加一个档案高等级单位,表示祝贺;二是对交通控股公司高度重视档案工作、《文件材料归档范围和保管期限》率先通过审批,宁靖盐公司成为泰州市贯彻10号令示范单位,为省市档案局推行10号令起了示范作用表示感谢;三是对公司档案工作给予了充分肯定,特别是高速公路工程项目后评价工作运用了大量数据,为今后道路管养发挥了作用;四是建议公司进一步加强工程养护档案的探索和研究,拓宽工程养护档案的外延,强化对路桥检验、检测,做好数据积累和管养照片的收集。

 
  卢志农主任对公司加强与地方档案部门联系、主动积极服务地方经济表示肯定,并就十三五期间交通控股系统档案工作提出四点意见:一要加强档案专业化队伍建设,通过举办培训、参加在职教育、职称申报、专业技术晋升通道,不断提高档案工作人员的业务素养和专业化程度;二要开展工程养护、营运管理档案专项课题研究;三要增强档案工作的主动性,加强档案资料编研利用;四要加快档案工作的电子化进程,注重收集工程养护音像和照片资料。

  
  公司总经理徐海北对省市档案局、交通控股公司长期以来对公司档案工作的指导帮助表示感谢,他表示,十三五期间公司档案工作要围绕“两强化”、“两提升”、“两拓展”,力争使档案工作再上新台阶。“两强化”:一是强化档案意识,加大宣传力度,做到上下结合,各部门联动;二是强化考核管理,年度、月度考核中都要有档案工作考核元素。“两提升”:一是提升信息化水平,2016年着手探索办公自动化;二是提升硬件条件,规划声、光、电一体化的陈列室。“两拓展”:一是拓展用好档案,主动服务中心工作;二是拓展档案资料选编,各部门、基层单位要把档案资料用活用好。

 

公司综合档案室及档案管理工作基本情况


  公司综合档案室于2002年成立,隶属综合部,将文书档案、会计档案、工程建设档案、工程养护档案、项目委托与物资采购档案、设备档案、照片档案、实物档案、电子档案等实行集中统一管理,形成了以综合档案室为中心的档案管理网络。2004年11月公司通过了省一级标准认定,分别于2009年12月、2014年12月通过了三星级标准复查,于2015年12月通过了四星级标准测评。


  一、档案工作基础设施


  综合档案室由盐靖路库房和江海路库房、办公室、阅档室组成,库房总建筑面积为196㎡,其中盐靖路库房面积为100㎡、江海路库房面积为73㎡。做到了档案库房、办公室、阅档室三分开,设有简易荣誉陈列室。库房内配置了档案密集架38组、灭火器17支、除湿机4台、计算机2台、空调3台、温湿度计2台以及扫描仪、光盘刻录机、打印机等档案专用设备。


  二、档案资料
  目前,综合档案室共有各类档案40746卷,其中文书档案11卷、5957件、会计档案4140卷、工程建设档案36551卷、工程养护档案699件、项目委托与物资采购档案559件、设备档案112件、照片档案583张、实物档案219件、电子档案(光盘)22张。

 
  三、档案管理体系
  公司档案管理工作已融入到日常运营管理工作中,列入公司年度工作目标考核,列入部门工作计划,列入专兼职档案人员的岗位职责,有计划,有布置,有落实。公司设有专职档案员和兼职档案员,按照统一管理、分级负责的原则,基本形成了分管领导督促抓、部门经理亲自抓、专职档案员具体抓、兼职档案员协助抓的档案管理网络。

 
  四、档案制度建设


  根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局8号令和10号令、省市有关档案管理规定和标准,结合实际,从建立健全各项规章制度入手,修订了公司《档案资料管理办法》,其中包含了《档案管理工作领导小组、档案管理组织网络》、《文件材料归档范围及保管期限表》、《档案管理和鉴定、销毁制度》、《档案查阅、借阅和保密制度》。制定了《基层单位文件材料管理规定》、《电子文件管理办法》。

 
  五、档案编研开发

  根据档案工作利用需要,将收集到的档案信息重新组合,进行深加工,编制了《国有土地使用证目录》和《桥梁(通道)竣工图(设计、施工资料)目录》,编制了全宗指南、发文汇编、组织机构沿革、大事记、外部录用信息、员工发表论文、人事任免等汇编材料计32本,并委托南京航空航天大学对盐靖路实施了项目后评价工作,形成了《盐靖路项目后评价报告》,做到每年至少有一种三次加工的编研成果。

 
  

 

  六、档案管理信息系统
  为保障档案原件的安全和完整,实现档案长期保存、高效管理和快速查询,自2013年起,公司启动档案信息化工作,将公司档案信息化与公司信息化同步规划实施。


  一是在公司门户网站上设立档案工作专栏,上传档案管理制度、编研材料、档案动态信息等资料,为部门、基层单位和社会合作单位了解公司、利用档案开辟了便捷通道。

 
  二是开展了档案数据库建设。
经委托专业机构历经3年进行电子化扫描,公司工程建设档案中500件综合类文件和481卷竣工图类、2446件文书档案(永久、30年)、18卷会计报表、149本国有土地使用证、583张照片、印章奖牌等实物档案均扫描为电子文件,并与计算机文件目录进行挂接,其他档案实现案卷题名录入,形成了电子文档管理系统方便日常查找利用。计全文扫描档案267208页,建立照片、音频、视频、实物档案多媒体数据库877条,录入档案目录案卷级目录350331条、文件级目录 6185条,共形成电子文件35GB。

 
  三是研发了档案管理利用平台,将原有永乐一体化通用软件和档案公司研发的盐靖路盐城北段、江海路工程项目档案三种软件合并,实现档案长期保存、高效管理和快速查询。

 
  四是配备了档案管理信息系统专用服务器、计算机,对档案管理软件设计了身份识别,计算机安装了防火墙、杀毒软件和开机密码等设定,确保了档案系统和信息数据安全。

 
   五是加强电子文件的归档管理。相关部门移交纸质档案时,同步移交档案电子版,确保电子文件的真实性、完整性和有效性。电子文件的数据结构和格式均符合规范要求。

 
档案利用效果典型事例选编
 

  例一:2009年8月19日,公司离职员工孙佩因个人原因其养老关系变动表不慎丢失,进入新单位后养老关系不可转进,孙佩本人非常着急求助于公司,经查阅公司2005年员工养老关系变动表,将公司留存的原件交与她,公司留存复印件并让她签字确认,解决了员工的燃眉之急。

 
  例二:2011年3月17日,泰州中油管输天然气有限公司因建设泰州-姜堰-戴南天然气管道工程,有3处需穿越盐靖高速公路,来公司查找穿越点的地质情况和路基处理情况资料,因其提供的桩号与所需资料的桩号不一致,公司查找了大量相关档案,最终找到了该公司所需的资料。

 
  例三:2011年9月至11月,经查阅公司2001-2011年档案,为公司成立10周年提供了重要图片和资料,形成了《通车运营10周年资料汇编》、《通车运营10周年专题片视频资料》、《通车运营10周年规章制度汇编》和《员工征文汇编》。

 
  例四:2012年1月11日,盐锡路政支队第二大队为明确盐靖高速公路梁徐收费站建设期间土地使用相关情况,来公司查阅梁徐收费站国有土地使用证,因公司编制了《国有土地使用证汇总目录》,第一时间找到需要的资料。

 
  例五: 2015年5月,盐锡路政支队第二大队因工作需要建立盐靖路路面管理系统,需查阅大量路面竣工图,原计划多人加班翻看图纸采集数据,因公司建立了档案管理信息系统,故直接提供路面竣工图电子文件,工作效率大大提高,得到该大队好评。

 
  例六:2015年5月27日,公司养护巡检三大队周小明同志申报高级工程师职称,在整理材料时发现2007年参与建设的工程获奖表彰文件丢失,且档案时间久远,不能确定公司档案是否存档。因当事人不能准确提供关键字,给查找档案带来难度。

 
  档案管理员在档案信息管理系统中输入有可能与所需文件相关的关键字,经过耐心细致的查询,终于在《江苏省交通厅表彰“十五”期间高速公路十大优质工程项目》文件中找到相关表彰文件。
例七:2015年是全国干线公路养护与检查之年,内业检查是重中之重,业务部门根据《全省干线公路养护管理检查高速公路管理规范化检查评分表(江苏稿)》要求准备管理规范化资料。这期间,共查找文书档案52件、复印文件188张,借出工程养护档案252件,查找项目委托与物资采购档案18件,领用纸质档案盒750个,订制交通控股系统迎检专用档案盒800个。

 
  根据迎检要求,公司还针对“十二五”高速公路养护管理工作成绩、做法、经验进行了认真总结,通过查阅文书档案、工程建设档案,拷贝照片档案等,制作了《“坚持规范管理  谋求科学发展”十二五期间公路养护与管理工作情况汇报》纪录片。

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