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公司电子文件归档管理办法(试行)

 

电子文件归档管理办法(试行)

 

第一章  总则

第一条  为规范公司电子文件归档管理工作,保障电子文件的安全保管和有效利用,根据国家有关法律法规、江苏省档案局《江苏省电子文件归档与管理办法》,结合公司实际情况,制订本办法。

第二条  本办法所称电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传输的文件。

第三条  公司综合部综合档案室负责电子文件的管理工作。各部门兼职档案员负责本部门电子文件的收集、保管和整理工作,并按归档要求向综合档案室移交。综合档案室对各部门电子文件的归档工作进行指导和监督。

第二章  归档范围和保管期限

第四条  凡有保存价值的电子文件,形成部门必须归档。电子文件的归档范围、保管期限和密级划分,参照有关纸质文件归档的规定执行。

(一)电子文件信息类型

1.文字处理文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应重点收集电子定稿文件和正式电子文件。收集时应注明存储格式、文字处理工具及其版本等,文字型电子文件以XML、RTF,TXT为通用格式。

(1)电子定稿文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证、依据价值,应注意收集,并落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者;特别重要文件的历次草稿如有必要保存时,每一稿应以不同的标识区别。

(2)正式电子文件:将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件号注明,并注意重点收集。

2.图像文件:指用扫描仪、数码照相机等数字电子设备获得的静态图像文件。如果其压缩计算方法特殊则应将相关软件一起收集。扫描电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3.图形文件:指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,收集时应注意其对设备依赖性、易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

4.影像文件:指用视频设备获得的动态图像文件,收集时应注意收集其压缩方法和软件。

5.声音文件:指用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.多媒体文件:指用计算机多媒体技术制作的文件,其中包括影像和声音文件等信息形式,收集时应注意参数准确,数据完整。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

7.数据库文件:指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。

8.计算机程序:指计算机使用的或在某一软件平台上开发的系统软件、支撑软件和应用软件以及软件的版本等。

(二)电子文件载体类型

主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。

第三章  归档时间和要求

第五条  电子文件的归档可分两步进行,逻辑归档应实时进行,物理归档应按照纸质文件的归档要求定期完成。

(一)电子文件的逻辑归档:指在计算机网络上进行的,将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向综合档案室移交的过程。

(二)电子文件的物理归档:指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上,向综合档案室移交的过程。

第六条  各部门的电子文件应坚持随时生成随时存储的原则,电子文件形成部门应随时进行逻辑归档,并将应归档的电子文件定期脱机存储到光盘或磁盘等载体上,同时应制作纸质版本与电子文件一并归档,实行双套存档;只有纸质形式的重要的归档材料也要由形成部门转换成电子文件,以便于计算机全文检索。电子文件目录,相关软件,其它说明也要一并归档保存。

第七条  电子文件在无纸化办公过程中,应采取安全措施,保证不被非正常改动,电子文件归档后,原数据集载体应保留有一年以上。

第八条  电子文件在归档时,必须具备标识、环境、设备类型的完整性。

(一)标识的完整性是指凡属归档的电子文件,都履行了必要的确认手续,即有完整的拟稿、核稿、签发等环节的责任者的签名、盖章(或电子签名、盖章)。

(二)环境的完整性是指电子文件的形成与其所使用的软件(及版本)密切相关。在归档时要特别注意收集制作电子文件所需要的非通用(专用)软件,保证电子文件归档后,能准确有效地识读。

(三)电子文件的设备类型完整性是指电子文件具有非直读性,它的读识对其所使用的设备具有依赖性,因此在归档时要注意相关的设备及型号。

第九条  归档电子文件的整理与纸质归档文件的整理方法相同,以件为单位,按“年度-保管期限”分类。

第十条  分类后的归档电子文件分别拷贝至光盘,一式三套(封存保管、查阅使用、异地保存各一套)。

第十一条  归档的电子文件要编制《电子文件目录》等简要的检索工具,其基本的著录项目为:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

第十二条  电子文件存储介质的标识上应注明:单位、年度、存储件数、流水编号。

第十三条  电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件,U-非正式电子文件,F-正式电子文件;电子文件类别代码:T-文本文件,I-图像文件,G-图形文件,V-影像文件,A-声音文件,O-超媒体链接文件,P-程序文件,D-数据文件。

第四章  移交与保管

第十四条  电子文件归档移交时,档案室应对归档的每套载体的技术环境进行有无划痕,是否清洁、有无病毒,是否真实、完整、有效,登记、说明是否齐全等检查,以确保电子文件移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、账目一致。对于移交不合格的电子文件,综合档案室应将其退回形成部门重新制作。

第十五条  对于移交检验合格的电子文件,综合档案室与形成部门办理交接手续一式两份,交接双方签字后各执一份。

第十六条  归档的电子文件载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层并按顺序直立排放于文件(防磁)柜中,温度控制在17-20℃,相对湿度控制在35-45%。

第十七条  档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。保管期满后对可擦写载体清除后重复使用,不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

第十八条  对磁性载体每满两年、光盘每满4年进行一次机读检验,抽样率不低于20%,如发现问题及时采取恢复措施。同时,对磁性载体上归档的电子文件,应每4年转存一次。原载体同时保留的时间不少于4年。

第五章  利用和销毁

第十九条  归档电子文件的封存载体不应外借。利用归档电子文件,应使用拷贝件。

第二十条  采用联网的方式提供利用时,应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第二十一条  对保管期满的电子文件,应按相关规定进行鉴定,按程序报批后进行销毁,同时编制销毁清册。

第六章  统计

第二十二条  综合档案室应按年度对归档的电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第七章  附则

第二十三条  本办法由综合部负责解释。

第二十四条  本办法自印发之日起施行。

 

 

 

 

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